AI Scan｜自動命名與分類歸檔
檔名不用一份份改，文件照規則存好。
掃描完成後，還要逐份開啟、確認內容，再修改檔名、移到資料夾？
AI Scan 辨識文件類型與關鍵內容，依您設定的規則命名與分類。讓每天新增的文件，有一致的整理方式，方便日後查找與交接。
- 依內容自動命名
- 依規則分類歸檔
- Hot Folder 監控
檔名怎麼取，您決定；文件照規則整理。
日期放前面，還是公司名稱放前面？依照部門習慣，選擇文件中需要的資訊，組合成清楚一致的檔名。
辨識完成後，再依設定規則分類存放。從檔案名稱到存放位置，都有依據。
本區使用示範資料，不會存取或修改您的電腦檔案。實際欄位與歸檔設定，依文件類型及產品版本確認。
少改檔名，少搬檔案，整理方式更一致。
依文件內容，自訂命名規則。
選擇日期、客戶名稱、單號等可擷取欄位，組合成符合部門習慣的檔名，減少反覆開檔確認與手動輸入。
分類位置先設定，後續歸檔更省事。
為各類文件指定存放位置，系統依辨識結果與設定規則分類，減少逐份尋找資料夾、搬移檔案的操作。
不同廠商格式，減少逐版建立範本。
在支援的文件類型與欄位範圍內，不必為每種版面逐一畫框設定，減少新增樣式時的維護工作。
指定資料夾，新增文件接著處理。
透過 Hot Folder 在背景監控本機或網路共用資料夾。MFP 將文件掃描至指定位置後，接續辨識、命名與分類歸檔。
歷史檔案，也能批次整理。
MFP 版本可透過拖曳或批次匯入，處理既有 PDF、JPG、手機翻拍或傳真圖檔，重新命名並依規則分類。
關鍵資訊成為標籤，增加查找方式。
依方案將擷取欄位轉為檢索標籤，除了檔名，也能利用客戶名稱、單號等條件縮小查找範圍。
掃描到歸檔，接續完成文件整理。
-
01
掃描或依版本匯入
搭配掃描器，或使用 MFP 版本。
介面示意 -
02
辨識文件內容
辨識文件類型與命名所需欄位。
介面示意 -
03
依規則命名
將選定資訊組合成檔名。
介面示意 -
04
分類歸檔
依設定存入指定位置。
介面示意
支援多種常見文件類型。
銀行單據
銀行對帳單、存匯款單據、交易明細
銷售相關單據
報價單、估價單、採購單
商業合約
買賣合約、租賃合約及其他合約
海空運提單
空運提單、海運提單
報關文件
進出口報單
物流單據
宅配單、託運單、物流標籤
特殊文件或內部表單，可另行評估客製化建置。實際支援範圍依版本與方案確認。
無張數限制，長期使用成本更好規劃。
PS188 搭配方案採一次性買斷，MFP 版本採訂閱制，兩者皆無張數限制。適用版本、搭配設備、授權範圍與維護內容，依實際方案確認。
- PS188 搭配方案一次性買斷無張數限制
- MFP 版本訂閱制無張數限制
AI Scan 常見問題
一般版需要搭配掃描器嗎？
需要。AI Scan 一般版需搭配掃描器才能運作，網站提供 PS188 搭配方案介紹。
公司使用事務機，也可以使用嗎？
可詢問 MFP 版本，確認設備輸出、指定資料夾與適合的操作方式。
已經存好的 PDF 或圖片，可以處理嗎？
可以使用 MFP 版本，匯入 PDF、JPG、手機翻拍或傳真圖檔，進行辨識、重新命名與分類。
一般版仍需搭配掃描器運作，請依主要需求確認適用版本及使用條件。
不同廠商的同類文件，都要重新設定嗎？
在支援範圍內，可減少逐版建立固定位置範本的工作。新增文件樣式時，建議先確認辨識結果是否符合需要。
能直接把資料寫入 ERP 嗎？
AI Scan 的主要用途是文件命名與分類。如果需要欄位、品項明細擷取及 ERP 寫入，請評估 AI Recognition Total Solution。